Cómo producir un email mailing (con pocos medios)
Hoy en día no tenemos tiempo ni rentabilidad para visitar a todos nuestros clientes con la frecuencia que se merecen.
Los costes en desplazamientos, la incertidumbre del éxito, el miedo a perder el coste-oportunidad y el tiempo empleado en cubrir largas distancias, hacen que lamentablemente estemos perdiendo el trato humano con nuestros clientes.
Tenemos que seguir ayudando a que los clientes sean competitivos; somos personas de carne y hueso que esperamos todos más de todos. Necesitamos salir a la calle a comprar soluciones mientras que alguien sale a la calle a su vez para comprarlas. Por tanto no debemos dejar de asesorar comercialmente desmotivados por un eventual fracaso, por culpa de las distancias. En resumen no debemos perder el acercamiento comercial que hemos ganado con el cliente. Equilibrio comercial, ley de la oferta y la demanda, existen y existirán.
Una solución para comunicar con clientes de forma económica, rápida y periódica es el correo electrónico.
El email recomiendo no abusar de él y emplearlo con inteligencia y respeto. Es una herramienta de comunicación eficaz y rapidísima, tanto que ha sustituido definitivamente al género epistolario tradicional.
NY
Existen sistemas de información que nos permiten gestionar las relaciones con nuestros clientes: CRM. Este nos ayuda a programar nuestra agenda de visitas y envíos, a registrar el feedback de nuestros clientes, interactuar con redes sociales, así como sistemas relacionados con estos que nos permiten emitir emails masivos en entornos web.
Los sistemas de comunicación en la empresa tienen un precio a veces elevado no solo por los costes de sus licencias sino también por los días de aprendizaje y capacitación que conllevan para ser realmente eficaces y productivos. Es decir, que el ROI puede ser algo alto.
Frente a las soluciones de pago existen herramientas gratuitas y dignas que, enlazadas convenientemente más el plus de entrenamiento por tu parte, te darán la solución de comunicación por email con clientes por poco dinero y con un poco de ingenio hasta con calidad similar a las comunicaciones que emiten grandes compañías.
Instrucciones para producir un email mailing
Herramientas y objetos necesarios:
–Editor de correo electrónico que permita importar HTML: Mozilla Thunderbird es nuestra plataforma de email preferida por su precio (gratis) y por la cantidad de funcionalidad que tiene siendo muy sencillo de instalar y utilizar, además permite tener varias entidades de cuentas de correo, guardar plantillas, rápida configuración de cuentas de correo, creación de carpetas, copiar contactos, etc. http://www.mozilla.org/es-ES/thunderbird/
–Cuenta de correo electrónico con los datos de configuración de los servidores de salida y entrada. Thunderbird tiene un asistente para detectar los datos de configuración de los servers de email más extendidos del mercado: hotmail, gmail, etc, esto nos ahorra tiempo por ser fiable la configuración.
–Servidor web propio o buzón virtual del tipo www.dropbox.com o similar para almacenar las imágenes que vamos a incluir en los emails a través de enlaces. NO enviamos imágenes en el cuerpo de los correos: enviamos un enlace para que la imagen se la descargue el cliente de forma dinámica con sus propios recursos de conexión a Internet.
-Documento o tabla con los emails de los contactos que queremos enviar, preferiblemente en columnas contiguas o bien en línea separados por comas o punto y coma.
-Opcionalmente un editor de lenguaje HTML por si nos sentimos artistas y deseamos maquetar las plantillas de los correos. Hay muchos, cientos gratuitos, el de la colección de programas y herramientas relacionadas con Mozilla es http://bluegriffon.org/pages/Download
Filosofía, diseño, maquetación y envío de emails:
La filosofía de un mensaje de email marketing es que sea ligero y atractivo, equilibrado: destinando 50% del peso al contenido y el otro 50% al aspecto formal, y que no incluyan imágenes sino que estas estén enlazadas.
Además se deben poner al pie de los mensajes los textos legales de la LOPD y un email de respuesta por si el cliente desea dejar de recibir emails comerciales.
En un estilo de creación muy detallista sería interesante tener una copia de la plantilla HTML en la misma carpeta donde están las imágenes y poner un enlace en la plantilla al HTML que diga: ‘si no puede ver este mensaje pinche aquí’ al objeto de que el cliente se descargue la página con el comunicado en su navegador web.
Lo que el cliente ve al abrir el correo es solo una imagen, pero no sabe qué tramoya hay detrás.
La imagen que enviamos en el cuerpo del email no está dentro del mensaje, está en un disco virtual al que nuestra plantilla HTML llama y que el programa de lectura de correo del cliente tiene acceso y se descarga en modo lectura de forma desasistida y automática. El visor de correos del cliente, bien sea desde un pc, un smartphone, o una tableta, se encarga de descargar la(s) imagen(es) y montarlo en tiempo real para que el cliente lo vea tal como nosotros lo hemos diseñado.
Esta filosofía de tratamiento de documentos permite que los correos sean poco pesados, rápido el envío al ser solo texto lo que realmente viaja -sin archivos adjuntos- y así reducimos las posibilidades de demora en envío y recepción del email, bloqueo o rechazo del destinatario.
Diseño de Imágenes:
La(s) imagen(es) a mostrar en el correo se han de editar en un tamaño estándar a escoger por el artista gráfico 800×600 px, 320x600px , 500x500px, en tamaños estándares para dispositivos móviles. Las imágenes ha de presentarse en formato JPG y recomendamos con un peso no superior a 150 Mb para que no tarden en cargarse en los terminales de los clientes.
Maquetación del Email:
Para darle forma a todo se debe emplear un editor HTML con el que se pueden maquetar los correos e incluir plantillas de estilo con tipos de letra, colores de fondo, márgenes, etc.
También se puede copiar/pegar el código en formato HTML de una plantilla estándar de email que hayamos utilizado en la cual sustituiremos el nombre de la imagen nueva a mostrar.
Una vez que tengamos maquetada en HTML nuestra plantilla, realizaremos un copiar/pegar del código HTML desde el editor HTML al correo nuevo de Thunderbird en:
Archivo – Nuevo – Mensaje – Click en el cuerpo del texto – insertar – HTML – botón secundario del ratón+pegar ó Ctrl+V – Insertar.
En este momento guardamos como plantilla el modelo de correo para poder reutilizarlo en otros envíos.
Envío de mailing:
El mensaje está listo para que peguemos las direcciones de correo en la zona de destinatarios.
Es MUY IMPORTANTE que la lista de correo saliente esté oculta, por razones obvias de confidencialidad. En Thunderbird se realiza copiando los correos en el campo de destinatario previamente marcado con la etiqueta ‘Bcc:’
No olvidemos poner un destinatario reconocible (etiqueta ‘Para:’ ), los clientes lo verán y les resultará familiar, con lo cual abrirán el email con más seguridad al tratarse de un ‘correo amigo’.
Recomendaciones:
Por experiencia si se envían demasiados emails de una vez los servidores de correo nos pueden marcar como SPAM durante un periodo no inferior a 24 horas. Esto daría al traste con un envío programado para un cliente, en el cual no saldría ni uno de los emails enviados en menos de 24 horas.
Para evitar esto se deben espaciar los envíos en series de no más de 100 direcciones salientes en intervalos de 30 minutos aproximadamente.
Este sistema funciona, pero es laborioso.
Los servers de email entrante tienen sistemas de detención de SPAM cada vez más sofisticados. No somos spammers, nuestros clientes reciben emails comerciales y técnicos porque nos han autorizado, pero debemos ser hábiles para saltar por encima de los filtros de SPAM estándar. Estos filtros buscan palabras como ‘gratis’, ‘oferta’, ‘promoción’, ‘rebajas’, ‘regalo’, ‘premio’ que hacen que nuestra cuenta de correo o nuestro dominio (más grave aún) sea marcado como SPAM = correo no deseado.
Por consiguiente no pongamos estas palabras y similares en el campo Asunto del email saliente ni en el contenido, no caigamos en estos errores elementales por descuido, aunque se empeñe el cliente.
Aún después de las precauciones llegarán emails devueltos. Se deben analizar. Puede que las cuentas estén mal escritas, que la cuenta no exista, que el usuario nos haya incluido en su lista de email no deseado, etc, etc. No hace falta mencionar lo importante que es tener actualizada una base de datos de clientes para tener una comunicación fluida con ellos.
Para cualquier duda o sugerencia, contactad conmigo, incluso por email 😉
Gracias.
~ La imagen de NY que parece una pintura es por cortesía de mi amigo Daniel Alay que me la ha enviado esta mañana vía Whatsapp recién tirada. ~
