Software Lab

Cómo producir un email mailing (con pocos medios)

Sep
28

Hoy en día no tenemos tiempo ni rentabilidad para visitar a todos nuestros clientes con la frecuencia que se merecen.
Los costes en desplazamientos, la incertidumbre del éxito, el miedo a perder el coste-oportunidad y el tiempo empleado en cubrir largas distancias, hacen que lamentablemente estemos perdiendo el trato humano con nuestros clientes.

Tenemos que seguir ayudando a que los clientes sean competitivos; somos personas de carne y hueso que esperamos todos  más de todos. Necesitamos salir a la calle a comprar soluciones mientras que alguien sale a la calle a su vez para comprarlas. Por tanto no debemos dejar de asesorar comercialmente desmotivados por un  eventual fracaso, por culpa de las distancias. En resumen no debemos perder el acercamiento comercial que hemos ganado con el cliente. Equilibrio comercial, ley de la oferta y la demanda, existen y existirán.

Una solución para comunicar con clientes de forma económica, rápida y periódica es el correo electrónico.

El email recomiendo no abusar de él y emplearlo con inteligencia y respeto. Es una herramienta de comunicación eficaz y rapidísima, tanto que ha sustituido definitivamente al género epistolario tradicional.

NY

Existen sistemas de información que nos permiten gestionar las relaciones con nuestros clientes: CRM. Este nos ayuda a programar nuestra agenda de visitas y envíos, a registrar el feedback de nuestros clientes, interactuar con redes sociales, así como sistemas relacionados con estos que nos permiten emitir emails masivos en entornos web.

Los sistemas de comunicación en la empresa tienen un precio a veces elevado no solo por los costes de sus licencias sino también por los días de aprendizaje y capacitación que conllevan para ser realmente eficaces y productivos. Es decir, que el ROI puede ser algo alto.

Frente a las soluciones de pago existen herramientas gratuitas y dignas que, enlazadas convenientemente más el plus de entrenamiento por tu parte, te darán la solución de comunicación por email con clientes por poco dinero y con un poco de ingenio hasta con calidad similar a las comunicaciones que emiten grandes compañías.

Instrucciones para producir un email mailing
Herramientas y objetos necesarios:

 Editor de correo electrónico que permita importar HTML: Mozilla Thunderbird es nuestra plataforma de email preferida por su precio (gratis) y por la cantidad de funcionalidad que tiene siendo muy sencillo de instalar y utilizar, además permite tener varias entidades de cuentas de correo, guardar plantillas, rápida configuración de cuentas de correo, creación de carpetas, copiar contactos, etc. http://www.mozilla.org/es-ES/thunderbird/

Cuenta de correo electrónico con los datos de configuración de los servidores de salida y entrada. Thunderbird tiene un asistente para detectar los datos de configuración de los servers de email más extendidos del mercado: hotmail, gmail, etc, esto nos ahorra tiempo por ser fiable la configuración.

Servidor web propio o buzón virtual del tipo www.dropbox.com  o similar para almacenar las imágenes que vamos a incluir en los emails a través de enlaces. NO enviamos imágenes en el cuerpo de los correos: enviamos un enlace para que la imagen se la descargue el cliente de forma dinámica con sus propios recursos de conexión a Internet.

-Documento o tabla con los emails de los contactos que queremos enviar, preferiblemente en columnas contiguas o bien en línea separados por comas o punto y coma.

-Opcionalmente un editor de lenguaje HTML por si nos sentimos artistas y deseamos maquetar las plantillas de los correos. Hay muchos, cientos gratuitos, el de la colección de programas y herramientas relacionadas con Mozilla es  http://bluegriffon.org/pages/Download

Filosofía, diseño, maquetación y envío de emails:

La filosofía de un mensaje de email marketing es que sea ligero y atractivo, equilibrado: destinando 50% del peso al contenido y el otro 50% al aspecto formal, y que no incluyan imágenes sino que estas estén enlazadas.

Además se deben poner al pie de los mensajes los textos legales de la LOPD y un email de respuesta por si el cliente desea dejar de recibir emails comerciales.

En un estilo de creación muy detallista sería interesante tener una copia de la plantilla HTML en la misma carpeta donde están las imágenes y poner un enlace en la plantilla al HTML que diga: ‘si no puede ver este mensaje pinche aquí’ al objeto de que el cliente se descargue la página con el comunicado en su navegador web.

Lo que el cliente ve al abrir el correo es solo una imagen, pero no sabe qué tramoya hay detrás.

La imagen que enviamos en el cuerpo del email no está dentro del mensaje, está en un disco virtual al que nuestra plantilla HTML llama y que el programa de lectura de correo del cliente tiene acceso y se descarga en modo lectura de forma desasistida y automática. El visor de correos del cliente, bien sea desde un pc, un smartphone, o una tableta, se encarga de descargar la(s) imagen(es) y montarlo en tiempo real para que el cliente lo vea tal como nosotros lo hemos diseñado.

Esta filosofía de tratamiento de documentos permite que los correos sean poco pesados, rápido el envío al ser solo texto lo que realmente viaja -sin archivos adjuntos- y así reducimos las posibilidades de demora en envío y recepción del email, bloqueo o rechazo del destinatario.

Diseño de Imágenes:

La(s) imagen(es) a mostrar en el correo se han de editar en un tamaño estándar a escoger por el artista gráfico 800×600 px,  320x600px , 500x500px, en tamaños estándares para dispositivos móviles. Las imágenes ha de presentarse en formato JPG y recomendamos con un peso no superior a 150 Mb para que no tarden en cargarse en los terminales de los clientes.

Maquetación del Email:

Para darle forma a todo se debe emplear un editor HTML con el que se pueden maquetar los correos e incluir plantillas de estilo con tipos de letra, colores de fondo, márgenes, etc.

También se puede copiar/pegar el código en formato HTML de una plantilla estándar de email que hayamos utilizado en la cual sustituiremos el nombre de la imagen nueva a mostrar.

Una vez que tengamos maquetada en HTML nuestra plantilla, realizaremos un copiar/pegar del código HTML desde el editor HTML al correo nuevo de Thunderbird en:

Archivo – Nuevo – Mensaje – Click en el cuerpo del texto – insertar – HTML – botón secundario del ratón+pegar ó Ctrl+V – Insertar.

En este momento guardamos como plantilla el modelo de correo para poder reutilizarlo en otros envíos.

Envío de mailing:

El mensaje está listo para que peguemos las direcciones de correo en la zona de destinatarios.

Es MUY IMPORTANTE que la lista de correo saliente esté oculta, por razones obvias de confidencialidad. En Thunderbird se realiza copiando los correos en el campo de destinatario previamente marcado con la etiqueta ‘Bcc:’

No olvidemos poner un destinatario reconocible (etiqueta ‘Para:’ ), los clientes lo verán y les resultará familiar, con lo cual abrirán el email con más seguridad al tratarse de un ‘correo amigo’.

Recomendaciones:

Por experiencia si se envían demasiados emails de una vez los servidores de correo nos pueden marcar como SPAM durante un periodo no inferior a 24 horas. Esto daría al traste con un envío programado para un cliente, en el cual no saldría ni uno de los emails enviados en menos de 24 horas.

Para evitar esto se deben espaciar los envíos en series de no más de 100 direcciones salientes en intervalos de 30 minutos aproximadamente.

Este sistema funciona, pero es laborioso.

Los servers de email entrante tienen sistemas de detención de SPAM cada vez más sofisticados. No somos spammers, nuestros clientes reciben emails comerciales y técnicos porque nos han autorizado, pero debemos ser hábiles para saltar por encima de los filtros de SPAM estándar. Estos filtros buscan palabras como ‘gratis’, ‘oferta’, ‘promoción’, ‘rebajas’, ‘regalo’, ‘premio’ que  hacen que nuestra cuenta de correo o nuestro dominio (más grave aún) sea marcado como SPAM = correo no deseado.

Por consiguiente no pongamos estas palabras y similares en el campo Asunto del email saliente ni en el contenido, no caigamos en estos errores elementales por descuido, aunque se empeñe el cliente.

Aún después de las precauciones llegarán emails devueltos. Se deben analizar. Puede que las cuentas estén mal escritas, que la cuenta no exista, que el usuario nos haya incluido en su lista de email no deseado, etc, etc. No hace falta mencionar lo importante que es tener actualizada una base de datos de clientes para tener una comunicación fluida con ellos.

Para cualquier duda o sugerencia, contactad conmigo, incluso por email 😉
Gracias.

~ La imagen de NY que parece una pintura es por cortesía de mi amigo Daniel Alay que me la ha enviado esta mañana vía Whatsapp recién tirada. ~

SageCRM 7.1 – Automatización de campo texto con valor de campo selección de búsqueda avanzada

Sep
26

Sabemos que el valor que devuelve un campo de selección de búsqueda avanzada es integer, es decir, el identificador del registro de la entidad primaria a la que apunta. El dato de la selección no tiene que pertenecer a la identidad del contexto en el que estamos, por lo tanto no tenemos acceso implícito a sus campos.

Por ejemplo, en un campo de selección de empresa, el valor que devuelve no es el nombre (varchar), sino el identificador (int).

Pero podemos hacer uso de las funciones JavaScript de captura de datos del formulario para que en tiempo real, del lado del cliente, tomemos el texto del campo de selección y lo utilicemos para almacenarlo en otro campo varchar creado por nosotros.

El ejemplo está focalizado en la tabla de presupuestos (Quotes).

Estos son nuestros campos creados:

Ambos campos los hemos ubicado en la cabecera de presupuestos con el propósito de utilizar la entidad de empresa para seleccionar a un comisionista alternativo diferente a la empresa de la oportunidad de ventas en curso.

Al desplegar en el campo ‘Empresa Comisionista’ y seleccionar una empresa el programa rellena automáticamente el campo Empresa con el nombre de la misma.

Tengamos en cuenta que el valor texto no se pude tomar del contexto del presupuesto, que es una empresa diferente, y por lo tanto tiene una complicación mayor pues el dato que se guarda en el campo Empresa Comisionista es un integer.

La pantalla de Resumen de Presupuestos la hemos preparado así:

El script de contenido personalizado:

<script language=»JavaScript»>
window.attachEvent(«onload», seed);
//funciona al entrar al formulario y al modificar el campo de seleccion
function grab(){
var dato;
dato = document.getElementById(«_HIDDENquot_comisionistaTEXT»).value;
return dato;
}
function seed(){
EntryForm.quot_comis_emp.value = grab();
}
</script>

Eso es todo.
Se agradecen comentarios y sugerencias.

 

 

SageCRM 7.1 – Cómo formatear campos de texto con separadores de millares

Sep
11

En algunas ocasiones tenemos un campo no numérico que queremos formatear con separadores de millar sin convertirlo en numérico, es decir, sin convertir el campo texto en numérico entero o float (decimal).

En SageCRM 7.1 se hace así:

En la pantalla de entrada de datos de la entidad seleccionamos el campo en el que deseamos introducir la función de formateo.

En el ‘Script de Modificación’ introducimos la función

jscript: format(this)

 

En el ‘Contenido de Script personalizado’ introducimos la función:

<script>

function format(input)
{
var num = input.value.replace(/\./g,»»);
if(!isNaN(num)){
num = num.toString().split(«»).reverse().join(«»).replace(/(?=\d*\.?)(\d{3})/g,»$1.»);
num = num.split(«»).reverse().join(«»).replace(/^[\.]/,»»);
input.value = num;
}

else{ alert(«Solo se permiten numeros»);
input.value = input.value.replace(/[^\d\.]*/g,»»);
}
}

</script>

El resultado es que al editar el campo en cuestión el programa se encarga de rellenar automáticamente los puntos de los millares, comprobando además si introducimos un caracter no numérico y rechazándolo.

Antes …

 

… y después

 

En una misma pantalla se puede utilizar la función para varios campos diferentes, haciendo una llamada en cada campo a la función ‘jscript: format(this);’ siempre dentro de ‘Script de Modificación’.